home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 25 / Cream of the Crop 25.iso / business / ovg32zp2.zip / README.TXT < prev    next >
Text File  |  1997-03-19  |  8KB  |  203 lines
  1. CONTENTS:
  2.      Summary
  3.      Installation
  4.      Configuring OfficeView
  5.      Removing  OfficeView
  6.      Software Support
  7.  
  8. ---------------------------------
  9. Summary
  10.  
  11. OfficeView for Windows is a program that makes it possible to
  12. know the comings and goings of employees at the glance of a
  13. screen.    Your receptionist can give rapid, well-informed
  14. responses to clients  and phone calls. Messages can be passed
  15. between users, too.  Easy to  use and install, this tool can
  16. improve the efficiency of your office  and help you give a
  17. proficient, well-organized service to your clients. 
  18. Requires: Windows 3.1 or higher, color display and file sharing
  19. by a file server or peer to peer.
  20.  
  21. Developer: Len Phillips
  22.  
  23. ---------------------------------
  24. Installation
  25.  
  26. Disk Space Requirements 
  27.  
  28. The common network directory should have four megs of free
  29. disk space.   This allows for over three megabytes of spare
  30. room to hold messages.   For the client workstations, you will
  31. need two kilobytes of disk space  if you are running on a
  32. dedicated Server.  Otherwise, 500 kilobytes of  disk space will
  33. be required on the workstations to store local copies  of the
  34. program files.  
  35.  
  36. Installing OfficeView
  37.  
  38. If you receive OfficeView in a compressed format, i.e., from
  39. the  Internet or a CD library, you will receive all the
  40. OfficeView files  as a single file. If the file name ends in
  41. ".exe", it is a  self-extracting program that will decompress the
  42. files and run the  Setup program automatically. If the file name
  43. ends in ".zip", you  will require a program to decompress the
  44. files, e.g., WinZip.  Both  ".exe" and ".zip" filenames are
  45. available from our website:  
  46. http://www.capitalnet.com/~phillips/ 
  47.  
  48. If you are installing the program on more than one workstation,
  49. then  one copy of the program and database files must be
  50. installed on the  shared directory. This directory can be located
  51. on a Server or shared  on a peer-to-peer LAN, such as
  52. Microsoft Networks or Lantastic.  Installing on a Server is
  53. preferable, if possible.  All users should  be given read, write,
  54. delete and create privileges in the shared  directory.
  55.  
  56. Installing the Files on the Server:
  57.  
  58. First, install the OfficeView files on the common network
  59. directory.  From any workstation, click on the File menu of
  60. your Windows Program Manager, and select Run  (Windows
  61. 95 uses Start/Run). Type the name of the compressed
  62. OfficeView  file or the appropriate Setup program (setup.exe
  63. for 16-bit or  setup32.exe for 32-bit) and click OK. For the
  64. self-extracting program,  click the Setup button. Select
  65. Network Install, then Server, and follow  the screen
  66. instructions. The OfficeView Setup program installs within 
  67. seconds.
  68.  
  69. Next, run OfficeView and add all the groups and their
  70. associated employee names before setting up any other
  71. workstations.
  72.  
  73. Running OfficeView from the Server:
  74. (not recommended for peer networks)
  75.  
  76. Running OfficeView from your server allows all workstations
  77. to run from  a single copy of the main program.
  78.  
  79. At each workstation, assign (map) a drive letter to the common
  80. network  directory and be sure to enable the option to
  81. automatically reconnect  when Windows starts up. From the
  82. common network directory, run the  Setup program to set up
  83. the workstations. Select Network Install, then  Workstation.
  84. When prompted for the directory location, enter the 
  85. workstation path to the common network directory. 
  86.  
  87.  
  88. Running OfficeView from a Local Hard Drive
  89. (for peer networks or congested LANs):
  90.  
  91. At each workstation, assign (map) a drive letter to the common
  92. network  directory and be sure to enable the option to
  93. automatically reconnect  when Windows starts up. From the
  94. common network directory, run the  Setup program to set up
  95. the client workstations. Select Single Install.  When prompted
  96. for the "Copy to" directory, accept the default of  C:\OView. At
  97. this point, the workstation is working in isolation.  To enable
  98. communication with other users, OfficeView needs the
  99. location  of the common OfficeView database. To do this, run
  100. OfficeView using the newly created Program Manager group
  101. (Windows 96/NT 4.0 use  Start/Programs/OfficeView menu)
  102. and click File/Set DB Path. Enter the  workstation path to the
  103. common network directory. At this stage, any  names in the
  104. central database will display. As an additional test, send  a
  105. message to another user and confirm that it arrives.
  106.  
  107. Running OfficeView Standalone:
  108.  
  109. To run OfficeView on a single workstation, click on the File
  110. menu of  your Windows Program Manager, and select Run
  111. (Windows 95 uses Start/Run). Type the name of the
  112. compressed OfficeView file or the appropriate  Setup program
  113. (setup.exe for 16-bit or setup32.exe for 32-bit) and  click OK.
  114. For the self-extracting program, click the Setup button.  Select
  115. Single Install and Enter when the suggested "copy to" directory
  116. appears. This procedure creates a Program group or Windows
  117. 96/NT 4.0   Start/Programs/OfficeView menu that can be used
  118. to run OfficeView. 
  119.  
  120. Note:
  121. Both the 16- and 32-bit versions of OfficeView are designed to
  122. run  concurrently using the same database. Therefore, in a
  123. mixed operating  system environment, 32-bit workstations
  124. aren't required to use 16-bit  software. 
  125.  
  126. If you are upgrading OfficeView from the 10/30 names size to
  127. the  300/1000 names size or from 16-bits to 32-bits, you must
  128. re-run the  Setup program at each client workstation. 
  129.  
  130.  
  131. ---------------------------------
  132. Configuring OfficeView
  133.  
  134. OfficeView has a security system (password) to control access
  135. to use the following commands: Add Name, Remove Name, 
  136. My
  137. Name, Change Password, Add New Group, Rename Group and
  138. Delete Group and to control access to make changes to the
  139. Employee Information screens for all employees.  To allow
  140. access to make these changes, the Administrator(s) need only
  141. click on File/Admin Mode and enter a password.  To return to
  142. the normal mode of operation, click on File/User Mode.  
  143.  
  144. Note:
  145. The unregistered  versions of OfficeView start up in
  146. administration mode so that  all commands are easily available
  147. for evaluation.
  148.  
  149. To change the admin password (initially="abc"), click on
  150. File/Change Password and enter the current password once,
  151. and  the new password twice.   The program will confirm that a
  152. new password has been  accepted. Passwords must consist of
  153. letters only.
  154.  
  155. Adding Groups, Names, and Information in the Employee
  156. Information Screen:
  157.  
  158. When you add groups (300/1000 name version only), switch to
  159. Admin mode by clicking on File/Admin Mode.  Enter the
  160. password (initially= "abc").  Type Ctrl+N and the name.
  161.  
  162. To populate the board with user names, switch to Admin mode
  163. by  clicking on File/Admin Mode.  Enter the password
  164. (initially="abc").   Type Ctrl-N and the name. 
  165.  
  166. You can enter information into the Employee Information
  167. screen by  clicking on the name and selecting Information.
  168. Employees may  prefer entering this information themselves
  169. after you identify  their name at their own workstation.
  170.  
  171. Identifying Names With Workstations:
  172.  
  173. The program must identify names with workstations so that
  174. users can  read their messages and make changes to the
  175. Employee Information  screen at their workstations. To do this,
  176. at the workstation, after  a new name is added, click on the
  177. name to be associated with that  workstation and select My
  178. Name from the pop-up menu. The name will  appear in the top
  179. title bar. Messages can only be read at  workstations with the
  180. corresponding name in the title bar. This  procedure need never
  181. be repeated, unless a new user operates at that  computer.
  182.  
  183. ---------------------------------
  184. Removing OfficeView
  185.  
  186. The following explains how to completely remove the main
  187. copy of OfficeView (do all four steps) and the LAN
  188. Workstation copies (do  the first two steps only):
  189.  
  190. Delete:
  191. 1) OfficeView group and OfficeView icon from the Program
  192. Manager. 2) OVlocal.ini from the main windows directory
  193. (usually c:\windows). 3) all files in the OfficeView directory (
  194. default directory c:\OView ). 4) OfficeView directory.
  195.  
  196. --------------------------------- 
  197. Software Support
  198.  
  199. A software support page is available on our web site at
  200. http://www.capitalnet.com/~phillips. In addition, e-mail
  201. software  support is available at officeview@ottawa.com or 
  202. phillips@capitalnet.com.
  203.